France – Covid 19 – Précisions du Ministère du travail sur les règles de négociation collective, de signature et de consultation à distance

Le Questions-Réponses pour les entreprises et les salariés du Ministère du travail a été mis à jour et comporte désormais des préconisations concernant les règles de négociation collective, de signature et de consultation à distance (https://travail-emploi.gouv.fr/actualites/l-actualite-du-ministere/article/coronavirus-questions-reponses-pour-les-entreprises-et-les-salaries). 

Vous trouverez ci-après les points du Questions-Réponses qui nous semblent intéressant de souligner :

Information et consultation du CSE 

Le Ministère rappelle que le CSE doit être associé à la démarche d’actualisation des risques et consulté sur la mise à jour du document des risques.

Il précise que le recours à la visioconférence « est encouragé si nécessaire pour éviter les contacts physiques » et que « si l’urgence l’exige, l’employeur peut prendre des mesures conservatoires d’organisation du travail avant d’avoir effectué la consultation ».

Réunions de négociation collective

1. Réunions de négociation collective en présentiel 

Le Ministère précise que les réunions de négociation collective peuvent se ternir en présentiel si : 

• Il y a un caractère d’urgence à la négociation (respect du calendrier législatif ou conventionnel des négociations, nécessités liées à la réponse à la crise sanitaire) ;
• Et si la réunion des négociateurs peut être organisée en respectant les consignes de sécurité sanitaire et les gestes barrières.

Dans ce cas, les négociateurs peuvent bénéficier de l’autorisation de déplacement dérogatoire, au même titre que les salariés dont l’activité n’est pas compatible avec le télétravail et qui doivent se rendre sur leur lieu de travail.

Toutefois, compte tenu du contexte d’épidémie, le Ministère recommande à toutes les entreprises et les branches professionnelles d’organiser les réunions de négociation collective à distance dans les conditions détaillées ci-après.

2. Réunions de négociation collective en vidéoconférence ou en audioconférence

Le Ministère précise que les réunions de négociation collective peuvent se tenir par voie de visioconférence, ou, à défaut, d’audioconférence sous réserve que les conditions dans lesquelles elles se déroulent respectent « le principe de loyauté de la négociation collective ». Ce qui implique que les négociations soient menées collectivement et que toutes les parties à la négociation soient convoquées aux réunions, sous peine de nullité de l’accord (cf. en ce sens Cass. Soc. 12 oct. 2006, n° 05-15.069).

Le Ministère souligne d’ailleurs d’un point de vue pratique que de nombreuses solutions en ligne existent désormais pour organiser des visioconférences réunissant un nombre relativement important de personnes.

Signature à distance des accords collectifs

Le Ministère précise les modalités de la signature électronique et de la signature « manuelle » et rappelle la possibilité de mandater une autre organisation pour signature.

1. Signature électronique

Les entreprises et les branches professionnelles peuvent mettre en place un dispositif de signature électronique répondant aux exigences réglementaires nationales et européennes, à savoir :

• « être liée au signataire de manière univoque [cad rattachée uniquement au signataire],
• permettre d’identifier le signataire,
• avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif,
• être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable. »

Le Ministère précise que cette solution est « parfaitement sûre juridiquement », une signature électronique délivrée par un prestataire de services de certification électronique ayant la même valeur qu’une signature manuscrite et que de nombreux prestataires en ligne proposent désormais un service payant de signature électronique (entre 20 et 50 euros par utilisateur pour un mois).

2. Signature « manuelle »

Le Ministère précise qu’il est également possible de signer manuellement l’accord collectif en envoyant le projet soumis à signature à l’ensemble des parties à la négociation afin que chacune le signe manuellement selon l’une des modalités suivantes :  

• Si les signataires disposent de moyens d’impression : ils impriment le projet, le paraphent et le signent manuellement puis le numérisent (ou prennent en photo chaque page avec leur téléphone en s’assurant que le document soit lisible) et renvoient le document signé ainsi numérisé par voie électronique.
• S’ils ne disposent pas de moyens d’impression : un exemplaire du projet d’accord soumis à signature à chaque partie à la négociation peut être envoyé par courrier ou porteur. Une fois l’exemplaire reçu, chaque signataire peut signer et parapher puis numériser (ou prendre en photo) le document et le renvoyer par voie électronique. 

Le Ministère souligne qu’il est préférable que les signatures de l’ensemble des parties figurent sur le même exemplaire et que si cela n’est pas possible, l’accord signé sera constitué de l’ensemble des exemplaires signés par chaque partie. Les accords d’entreprise ainsi signés pourront être déposés via la téléprocédure, à condition de regrouper l’ensemble des exemplaires signés en un seul fichier pdf.

3. Possibilité de mandater une autre organisation pour signature

Le Ministère rappelle qu’une organisation peut donner mandat à une autre pour signer un accord collectif. « Ainsi, par exemple, une organisation syndicale de salariés peut donner mandat à une organisation professionnelle d’employeurs ou un employeur pour signer un accord collectif », illustre-t-il.

Dans ce cas, le Ministère précise que l’organisation syndicale peut définir précisément dans son mandat la version du projet d’accord qui emporte son consentement ou pour lequel elle donne mandat à l’organisation professionnelle ou à l’employeur. Le Ministère recommande que « le mandat soit écrit pour en faciliter la preuve, mais il peut résider en un simple mail pour autant que l’on puisse en identifier l’auteur ».

Consultation à distance des salariés

Du fait de la crise sanitaire, le Ministère recommande « de ne pas réunir l’ensemble des salariés pour recueillir leur approbation à l’occasion d’une consultation » sur un projet d’accord collectif.

Un dispositif électronique de recueil de l’approbation des salariés à distance peut cependant être mis en place, dans les entreprises de moins de onze salariés dépourvues de délégué syndical ainsi que dans les entreprises de onze à vingt salariés dépourvues également de CSE. 

Le Ministère rappelle que deux principes électoraux fondamentaux doivent être respectés :

• la confidentialité du vote
• et l’émargement des personnes consultées, afin d’éviter le vote multiple.

Afin de garantir l’intégrité du vote, « les entreprises sont encouragées à joindre un récapitulatif de l’opération de vote électronique émis par le prestataire lors du dépôt de l’accord ».

Adaptation de la procédure de dépôt des accords de branche

Le Ministère adapte la procédure de dépôt des accords de branche et précise que :

• Les branches doivent en priorité déposer leur accord par voie électronique à l’adresse depot.accord@travail.gouv.fr en ajoutant en plus des pièces habituellement requises une version PDF de l’accord signé. Le dépôt papier de l’original signé pourra être effectué postérieurement au dépôt de la version électronique.
• Lors du dépôt électronique d’un accord conclu en application des ordonnances du 25 mars 2020, il est recommandé à la branche de préciser lors du dépôt électronique dans l’objet de son mail « accord ordonnances Covid-19 » afin que l’accord soit enregistré en priorité ainsi que de préciser si l’extension de l’accord est demandée.